Отображение сетевого контента Отображение сетевого контента

Один из наиболее распространенных вопросов, с которым нам приходится сталкиваться: «Как мне объяснить моим людям ценность проектного управления?» Другими словами, перед кем-то стоит задача «продать» проектное управление коллегам. Говоря вобщем, есть только один путь сделать это – показать людям ценность, которую оно принесёт.

Вот 4 способа продемонстрировать ценности проектного управления вашим коллегам: Используйте их доверчивость и будьте убедительны Сложно сказать, почему так происходит, но люди чаще верят тому, что читают в журнале или на сайте, чем тому, что говорит опытный коллега. Это бессмысленно, но поскольку это факт, давайте использовать это в наших интересах.

0. Что такое проектное управление

Любая организация осуществляет некую целенаправленную деятельность. Эта деятельность включает какие-то повторяющиеся операции (например, серийное производство или сдача бухгалтерской отчетности) или отдельные проекты. Операции   и проекты имеют много общего, например:

имеют определенные цели; выполняются людьми; реализовываются   в условиях ограниченных ресурсов; подлежат управлению, т.к. планируются, выполняются и контролируются.

Главное различие между операциями и проектами состоит в том,   что первые выполняются многократно и являются чем–то постоянным, тогда какпроекты являются временными и уникальными.

Таким образом, проект – это уникальная совокупность взаимосвязанных работ, обладающих следующими отличительными чертами:

Четкие цели, которые должны быть достигнуты с одновременным выполнением ряда технических, экономических и других требований. Определенная степень уникальности целей проекта и условий его осуществления. Ограниченность во времени с определенными сроками начала и конца проекта. Ограниченные ресурсы, включая человеческие, финансовые, материальные. Внутренние и внешние взаимосвязи операций, задач и ресурсов, которые требуют координации в процессе выполнения проекта. Неизбежность различных конфликтов.

Как видно, под это определение попадают практически все виды человеческой деятельности.

Проект - уникальный набор скоординированных действий, направленных на достижение фокусированного полезного результата необходимого качества в условиях ограниченности ресурсов.

1. Определим участников проекта

Итак, первый вопрос: «Для кого необходимо решение проблемы?»

Для участников проекта.

Участниками проекта являются:

собственник, заказчик, инвестор; менеджеры проекта; исполнители работ проекта; «окружающая» организация; службы контроля (технического, финансового и пр.) финансирующие организации, банки;

Участники проекта одновременно являются заинтересованными сторонами проекта. При планировании и выполнении проекта необходимо понимание целей заинтересованных сторон. Для этого предлагается перечень следующих вопросов, ответы на которые смогут помочь руководителям проекта правильно сформулировать цели проекта:

Кто «они» – заинтересованные лица? Каковы «их» скрытые цели? Как «они» организованы? Как «они» координируют свои действия? Что является «их» ориентирующими ценностями? Почему «эти» люди часть «той» группы? Как мы можем служить «их» ориентирующим ценностям? Через кого лично, через какую последовательность действий? Что могло бы быть альтернативой этим ценностям? Каковы «их» заявленные цели?

Заказчик является главным участником ИТ– проекта. Кроме того, заинтересованность топ–менеджмента предприятия в достижении целей проекта является основным из основополагающих факторов успеха. В организации, где этот фактор отсутствует, проект обречен на провал, и профессиональный проектный менеджер никогда не возьмется за реализацию такого проекта.

2. Определим команду проекта

Использование методологии управления проектами предполагает создание специальной группы (команды проекта ), которая управляет процессами в рамках реализуемого проекта. Эта группа создается на период реализации проекта и после его завершения распускается.

Команда проекта – общность людей, которая регулярно взаимодействует друг с другом для достижения определенной цели проекта, считающая себя целым, отличным от других групп и отдельных работников.

Даже обладая лучшими информационными системами и высокой мотивацией, немногие из проектов бывают успешными без эффективной команды проекта. Проблема заключается  в том, что часто команды проекта были проигнорированы,  когда менеджмент был сфокусирован на разработке общего сетевого плана. Что может затруднить создание команды? Это то, что люди, которые никогда до этого не работали вместе, должны начать совместно быстро и эффективно работать для выполнения задачи, которую никто из них не выполнял ранее.

Команды проекта в своем развитии обычно проходят четыре стадии:

Формирование Притирка Выработка норм Проявление себя

В течение этих стадий командная мотивация и эффективность проходят цикл, в котором они сначала снижаются перед достижением более высокого уровня, а затем возрастают ближе к концу.

Роль лидера команды заключается в структурировании процесса развития команды таким образом, чтобы достичь этого более высокого уровня как можно быстрее. Эффективность на этом уровне наиболее высокая.

 

Показатели эффективной деятельности команды.


Для обеспечения эффективного руководства командой проектный менеджер должен:

 

Менеджер проекта – лицо, отвечающее за успех проекта, а также за подбор и работу своей команды и завершение проекта. Это происходит в рамках ограничений, наложенных партнерскими и  другими организациями, внешними по отношению к проектной команде.

Менеджер проекта должен быть назначен как можно раньше. Обычно менеджера проекта назначает Заказчик.

Искусство управления человеческими ресурсами и координация их в проекте реализуется менеджером  посредством применения административных и поведенческих знаний для достижения определенных проектных целей в содержании, затратах, времени, качестве и удовлетворении участников проекта.

Менеджер проекта является ключевой фигурой в команде проекта. От его лидерских качеств, организационных способностей, харизмы, умения  вовремя принимать решения и сглаживать конфликты напрямую зависит успех проекта.

 

Итак. Приступаем к внедрению проектного управления

1. Так делают лучшие

Найдите статьи в популярных СМИ, которые поддерживают использование проектного управления, и используйте их, чтобы продвигать идею проектного управления среди коллег. Вы можете отправлять им небольшую статью по электронной почте всего раз в 5-6 недель. В письме не обязательно высылать статью целиком. Содержание письма может включать несколько ключевых мыслей статьи, которые вам понравились, ссылку на полный текст и обязательно ваше личное профессиональнее мнение о «полезности» статьи (резюме «почему это стоит читать»). Даже если ваши коллеги не прочитают статью целиком, они узнают ключевые идеи из вашего резюме.

Это может занять некоторое время, но идеи начнут оказывать влияние.

Однажды кто-то из коллег придет к вам и предложит попробовать проектное управление, поскольку они знают из ваших статей, как это работает в других организациях. Поддержите их, будто это была их идея с самого начала.

2. Начните с простого

Если вы пытаетесь внедрить все или даже несколько инструментов проектного управления одновременно,  то готовьтесь к неудаче. Не нужно создавать давление, лучший подход – начать с одного или двух простых шагов. По нашему опыту, быстрее всего ценность показывает четкое распределение обязанностей внутри команды проекта и определение содержания проекта. Две самых частых проблемы в проектах – команде не ясно, кто за что они отвечает, и какими должны быть результаты проекта. Начав с определения каждой роли и связанных с ней обязанностей, вы поможете каждому в команде увидеть его личный вклад в достижение результатов.Затем включайте коллег и в разработку содержания проекта, что поможет им понять результаты проекта, за которые они отвечают. Эти два шага могут помочь членам команд и спонсорам проекта увидеть ценность проектного управления довольно быстро. Как только это будет сделано, вы сможете пробовать внедрять другие инструменты, средства и методы, чтобы помочь проекту еще больше.

3. Используйте универсальные термины

Людям проще увидеть ценность в том, что они понимают. Если вы используете технические и незнакомые термины, им понадобится больше времени на принятие проектного управления. Убедитесь, что вы используете слова и фразы, которые знакомы тем, кого вы хотите убедить.

Найдите истории и примеры из их профессиональной области, покажите как проектное управление относиться к ним и к тому, что они делают. Вам, возможно, придется объяснить некоторые термины проектного управления в отношении к определенной области, перед тем как объяснить концепцию в целом. Примеры, которые мы встречали: ограничения проекта рассматривались как коробка, внутри которой функционирует проект, а время, затрачиваемое на планирование проекта, рассматривалось как изначальное инвестирование времени, чтобы позже сэкономить его.

4. Найдите рекомендации

Некоторые люди охотнее доверяют мнению коллег аналогичной должности. Один из способов их убеждения – сослаться на  рекомендации ваших  клиентов. Когда ваши клиенты довольны, спросите их, где еще могут быть полезны те действия, которые привели вас к успеху с этим клиентом. Такие рекомендации—это наивысшая  форма комплимента, поскольку, рекомендуя ваш подход к работе, клиенты «ставят на карту» свою репутацию. Человек, которому вас рекомендуют, увидит ценность которую вы умеете приносить с помощью проектного управления и спроецирует эту ценность на вас лично  и на проектное управление как на технологию. Возможно, это единственный способ, который позволит вам добраться до некоторых отделов вашей организации. Учтите, что ваше решение использовать рекомендации или нет напрямую зависит от уровня качества вашей работы, поэтому вначале убедитесь, что вы управляете проектами хорошо. Продвигать проектное управление в компании не просто, но если вы не отступаете и непрерывно демонстрируете его выгоды коллегам, то вскоре у вас появятся союзники и многое начнет получаться.

Подготовлено на основе Адванта-Груп http://q99.it/WRNPU7p

  • Ясное понимание цели проекта и нацеленность на конечный результат
  • Четкое распределение функций и ответственности
  • Наличие плана развития команды
  • Командная солидарность
  • Взаимопонимание и бесконфликтность
  • Посещаемость рабочих совещаний и активное участие в решении проблем.
  • Определить организационную структуру команды, подобрать ее состав, распределить функции и обязанности
  • Назначить руководителей и ответственных за отдельные направления
  • Своевременно спланировать, распределить и скоординировать работу
  • Четко объяснить цели и задачи
  • Преодолевать препятствия и избегать конфликтов
  • Обеспечит трудовую активность команды силой личного авторитета, заинтересовать каждого члена команды, оказывать им помощь и проявлять участие, поддержать перспективу команды
  • Привлекать всех к решению задач
  • Обеспечить поддержку проекта со стороны руководства и регулирование отношений с окружением команды, создавать привлекательный имидж команды.