Ведомственный портал. Коммуникация внутри государственного ведомства Ведомственный портал. Коммуникация внутри государственного ведомства

Коммуникация внутри государственного ведомства. Ведомственный информационный портал

В этой статье рассмотрим вариант перевода коммуникаций сотрудников в единую систему.

За образец возьмем http://asvio.pragmatic-studio.ru/  

 

Помимо признанного обмена документами в системах автоматизированного документооборота сотрудники государственных ведомств, так-же как и сотрудники коммерческих организаций находятся в постоянном информационном взаимодействии.

Это и рассылка уведомлений от вышестоящей организации к подчиненной, обращения к экспертам за разъяснением или консультацией, личные сообщения, постановка заданий и прочее, прочее....

Организация этого сегмента жизни ведомства требует внимания руководства. Ситуация видится управляемой, так как, электронные почты в ведомстве создаются, а сотрудники организуют коммуникации друг с другом, через телефон, в последнее время, чаще мобильный, личную электронную почту, различного рода ведомственные чаты и т.п..

В действительности огромное количество времени тратится на поиск писем, уточнение данных, исправление неточностей.

В этой статье рассмотрим вариант перевода коммуникаций сотрудников в единую систему. За образец возьмем http://asvio.pragmatic-studio.ru/

 

Система ведомственного информационного обмена:

- сотрудники ведомства знают ФИО, должность, подразделение, учреждение своих коллег;

- список адресатов верный;

- 100% писем доставляются и не попадают в спам;

- контроль своевременного прочтения писем и исполнения поручений;

- в учреждении есть ответственный за прием и обработку корреспонденции;

- формируем подписку адресатов на внешнюю почту, например информационные письма от федерального ведомства;

- организуем возможность отправки из закрытой системы ведомственного инф. обмена отправлять и получать письма внешних e-mail;

- отправлять файлы;

- контролировать исполнение поручений;

- моментально уведомлять всех адресатов или по заранее настроенной группе  

 

Технологии

Исходя из вышеперечисленных задач, система строится по облачному принципу и доступна адресату с любого устройства, через интернет. Авторизация при вводе персонального логина-пароля.

 

Практика применения

Система используется в Департаменте здравоохранения регион. Количество учреждений в системе 100, адресатов 300

За 2 года использования - 1 350 000 сообщений, отправленно 576 000 файлов на 944Гб

Процент непрочитанных сообщений около 20%

 

Преимущества

Моментальная доставка

Список адресатов верный

Контроль даты и времени прочтения

Возможность вышестоящей организации проводить массовую рассылку по всему списку

Уведомление на e-mail

Формирование списка "неисполненное", "непрочитанное"

Присвоение сообщению индивидуального номера

Сквозной поиск по всему архиву сообщений

 

Выводы

Учитывая тренд на импортозамещение переход ведомства на систему ведомственного информационного обмена выглядит организационно,экономически, политически целесообразным.

Чтение 95% писем сотрудниками в течение 20 мин.- 1 часа после отправки достижимо в течение 1-3 месяцев с начала отправки. На это время обязателен личный контроль первых лиц ведомства за процессом внедрения.

После внедрения, сотрудники активно включаются в процесс отправки и контроля прочтения через ведомственную систему.

Рекомендуется проводить мониторинг дисциплины обработки корреспонденции один раз в 3 месяца.

 

http://asvio.pragmatic-studio.ru/

 

КОММУНИКАЦИИ

процесс обмена информациейее смысловым значением между двумя или более людьми.

Большой экономический словарь. — М.: Институт новой экономики1997.

http://big_economic_dictionary.academic.ru/307